przewiezienie materiałów wyborczych

Warszawa, dnia 15.11.2019 r.

                                                                             ZAPYTANIE OFERTOWE

na świadczeniu usługi polegającej na załadunku w dniu 12.11.2019r, przewiezieniu i rozładunku w dniu 13.11.2019r materiałów wyborczych  

Rozpoznanie cenowe o wartości poniżej 30 000 euro zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2017 r., poz. 1579 ze zm.)

1. Prowadzący rozpoznanie

Wydział Administracyjno-Gospodarczy

Urzędu Dzielnicy Praga-Południe m.st. Warszawy

ul. Grochowska 274 Warszawa.

1. Określenie przedmiotu rozpoznania  

Usługa obejmuje prace fizyczne związane z załadunkiem w dniu 12 grudnia 2019r od godziny 09.00 do czasu wykonania zadania 510 worków z materiałami wyborczymi (karty do głosowania, listy, materiały z obwodowych komisji wyborczych itp.) znajdujących się w magazynie wyborczym w bloku przy ul. Podskarbińskiej 10B w Warszawie (schron znajdujący się na poziomie -1) na samochody Wykonawcy. Samochody z załadowanymi materiałami Wyborczymi Wykonawca musi zaparkować na parkingu Urzędu Dzielnicy Praga-Południe przy ul. Grochowskiej 274 i do dnia 13.12.2019r do czasu wyjazdu zapewnić ochronę przez koncesjonowanym pracowników Agencji Ochrony. Wskazanym jest nawiązanie kontaktu firmą ochroniarska dozorująca Urząd Dzielnicy.

W dniu 13 grudnia 2019r, przewiezienie materiałów Wyborczych do magazynów Archiwum Państwowego w Kozerkach ul. Merkurego 48C (około 50 km ), po przybyciu na miejscu około godz. 09.00 rozładunek i ułożenie przywiezionych materiałów w miejscu wskazanym przez Zamawiającego.  

Zlecenie obejmuje użycie przez Wykonawcę własnego pojazdu ciężarowego lub w miarę potrzeb pojazdów, pracowników oraz narzędzi do wykonania zadania.

Wykonawca oświadcza, ze ponosi pełną odpowiedzialność za wykonanie zlecenia, w sposób niezakłócający dla otoczenia.

Odbiór przedmiotu zamówienia nastąpi w siedzibie Zamawiającego w formie protokołu odbioru.

Wymogi dodatkowe:

1)      prace określone powyżej oprócz kierowcy wykonywać będą pracownicy przewoźnika pod doraźnym nadzorem przedstawiciela Zamawiającego w tym wypadku Urzędnika Wyborczego korzystającego z pojazdu przewoźnika

3. Warunki udziału w postępowaniu

        Wykonawca jest zobowiązany przed złożeniem oferty do przeprowadzenia wizji lokalnej pomieszczeń, w których składowane są materiały wyborcze w terminie składania ofert (włącznie) w godzinach 08.30-14.30 (od poniedziałku do piątku) w dni robocze. Udział w wizji lokalnej należy zgłosić osobie wskazanej do kontaktu.

4. Przygotowanie oferty

W przesłanej ofercie należy uwzględnić kwotę brutto realizacji całości zamówienia. Cena musi być podana w PLN cyfrowo i słownie, zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku oraz być wartością brutto. Cena musi uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.

6. Kryteria i warunki wyboru Wykonawcy

     Podstawowym kryterium oceny oferty będzie stanowić cena.

7. Do obowiązków Wykonawcy należy:

1)     wykonanie zlecenia zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,

2)     przestrzeganie przepisów przeciwpożarowych i ochrony mienia, obowiązujących na terenie budynków,

3)     zorganizowanie i zabezpieczenie zaplecza we własnym zakresie, w szczególności zabezpieczenie wejść do budynku przed dostępem osób trzecich,

4)     przejęcie od Zamawiającego terenu prac, zabezpieczenie terenu robót pod względem przepisów bhp i ppoż. a także ponoszenie odpowiedzialności wobec Zamawiającego i osób trzecich za szkody powstałe w trakcie realizacji umowy. Wykonawca od protokólarnego przejęcia terenu robót do chwili uporządkowania terenu ponosi całkowitą odpowiedzialność za szkody wynikłe na tym terenie lub powstałe w związku z wykonywaniem umowy,

5)     realizowanie prac w sposób jak najmniej uciążliwy dla funkcjonowania mieszkańców,

6)     zabezpieczenie ciągów komunikacyjnych, pomieszczeń i mienia Urzędu przed zniszczeniem, zapyleniem lub trwałym zabrudzeniem,

7)     sprzątanie na bieżąco miejsc wykonywania prac,

8)     uzgodnienie z Zamawiającym miejsca gromadzenia odpadów i śmieci powstałych w wyniku wykonywania robót, ich wywozu i ponoszenie opłat z tego tytułu. Wykonawca musi posiadać dokumenty potwierdzające przyjęcie odpadów przez składowiska i dokonanie stosownych opłat,

9)     po zakończeniu prac w terminie ustalonym przez Zamawiającego w protokole odbioru, uporządkowanie pomieszczenia, usunięcie wszelkich urządzeń związanych z pracami, pozostałości materiałów, foli i śmieci,

10)   ponoszenie odpowiedzialności za działania podwykonawców jak za działania własne,

11) W celu zapewnienia łączności, Wykonawca będzie dysponował telefonem o nr ………………… oraz pocztą elektroniczną o adresie: …………………………………….

7.Informacje dodatkowe

a)    w celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontaktu z właściwym oferentem w celu uzupełnienia lub doprecyzowania oferty,

b)   zamawiający nie ma możliwości zaliczkowania,

c)    zamawiający będzie rozpatrywał oferty zgodne z ogłoszeniem,

d)   wszystkie negatywne konsekwencje mogące wynikać z nierzetelnego przygotowania oferty (w tym oferty nieczytelnej), bądź oferty złożonej po terminie, obciążają Wykonawcę,

e)   zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za nieskuteczne dostarczenie e-maila z ofertą, jeśli nie jest ono spowodowane przyczynami leżącymi po stronie Urzędu Dzielnicy Praga – Południe m.st. Warszawy,

f)     zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana, jako najkorzystniejsza,

g)    z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta umowa, lub wystawione zlecenie

h)   po rozpatrzeniu ofert, w przypadku braku decyzji o unieważnieniu postępowania, informacja o wyborze Wykonawcy zostanie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego, na której zostało zamieszczone ogłoszenie,

i)      zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany ogłoszenia bez podawania przyczyn,

j)     zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia postępowania bez wyboru ofert,

k)    zamawiający zastrzega sobie prawo do poprawiania w ofertach oczywistych pomyłek rachunkowych, a w konsekwencji poprawienia cen ofert,

l)      zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania ogłoszenia w każdym czasie bez podawania przyczyny,

m) zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji po zapoznaniu się z ofertami złożonymi w postępowaniu,

n)   zamawiający zastrzega sobie prawo do pozostawienia postępowania bez wyboru ofert, w przypadku gdy cena najkorzystniejszej oferty przekroczy możliwości finansowe Zamawiającego,

o)   w przypadku uchylenia się wybranego Wykonawcy od podpisania umowy, umowa zostanie zawarta z Wykonawcą, którego oferta, jako kolejna spośród pozostałych jest najkorzystniejsza.

p)   w sprawach nie ujętych w ogłoszeniu mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.

8. Termin składania ofert i ich ocena

1) ofertę należy przesłać do dnia 25 listopada 2019 r. do godz. 12.00 na adres Wydział Administracyjno – Gospodarczy Urzędu Dzielnicy Praga-Południe m.st. Warszawy, ul. Grochowska 274, 03-841 Warszawa, bądź przesłać scan oferty drogą elektroniczną,

2)     termin płatności: 21 dni kalendarzowych od daty otrzymania faktury ale nie później niż do dnia 31.12.2019r. Płatność nastąpi na rachunek bankowy sprzedającego wskazany na fakturze. Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego zamawiającego.   

Fakturę należy wystawić na: NABYWCA - Miasto stołeczne Warszawa,  Plac Bankowy 3/5,  00 – 950 Warszawa,   NIP: 525 – 22 – 48 – 481 , ODBIORCA (Płatnik) - Dzielnica Praga – Południe ul. Grochowska 274,  03 – 841 Warszawa

9. Osoby do kontaktu

Krzysztof Rudaś – główny specjalista, tel. 22 44 35 219.

10. Załączniki, jakie powinien złożyć Wykonawca

1) formularz ofertowy – zał. nr 1,