W imieniu Wydziału Administracyjno - Gospodarczego zwracam się z prośbą o złożenie ofert na wykonanie prac polegających na spakowaniu, transporcie, przechowywaniu, wypożyczaniu oraz fumigacji dokumentacji archiwalnej z budynku Urzędu Dzielnicy Praga-Południe m.st. Warszawy przy ulicy Podskarbińskiej 6 w Warszawie

Rozpoznanie cenowe o wartości poniżej 30 000 euro zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych.

1. Prowadzący rozpoznanie
Wydział Administracyjno-Gospodarczy Urzędu Dzielnicy Praga-Południe m.st. Warszawy, ul. Grochowska 274 Warszawa.
2. Określenie przedmiotu rozpoznania
1) Przedmiotem zamówienia jest:
- spakowanie dokumentacji archiwalnej,
- transporcie dokumentacji do pomieszczeń przygotowanych przez Wykonawcę,
- przechowywanie dokumentacji przez okres ok. 3 m-ce,
- fumigacja przechowywanych akt,
- zapakowanie i transport oczyszczonych dokumentów do siedziby Zamawiającego,
- ułożenie akt na półkach według wskazań Zamawiającego,
2) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa załącznik nr 1 do zapytania ofertowego,
3) zamawiający przewiduje możliwość przeprowadzenia wizji lokalnej do dnia terminu składania ofert (włącznie) w godzinach 08.30-14.30 (od poniedziałku do piątku) w dni robocze. Udział w wizji lokalnej należy zgłosić osobie wskazanej do kontaktu.
4) organizacja prac:
1) wykonawca będzie prowadził prace w sposób niezakłócający bieżącego funkcjonowania Urzędu. Zamawiający przewiduje wykonywanie przedmiotu umowy w godzinach funkcjonowania Urzędu,
2) uporządkowanie terenu wykonywania robót, zaplecza, terenów sąsiadujących, do daty protokolarnego odbioru przedmiotu umowy.

3. Termin i warunki wykonania zamówienia
1) miejsce realizacji zamówienia - pomieszczenia piwniczne znajdujące się w budynku Urzędu m. st. Warszawy Dzielnica Praga Południe przy ul. Podskarbińskiej 6 w Warszawie.
2) termin wykonania:
- I etap - 31 grudzień 2018,
- II etap – 28 luty 2019 r.
3) zamawiający podpisze z Wykonawcą dwie umowy, jedną na prace wykonane w 2018 roku oraz drugą na prace wykonane w 2019 roku.

4. Informacja o możliwości składania ofert częściowych
Wykonawca składa oferty częściowe na:
- wykonanie prac w 2018 r .
- wykonanie pozostałych prac w 2019 r.

5. Warunki udziału w postępowaniu
1) Zamawiający w postępowaniu będzie rozpatrywał tylko oferty w których Wykonawca posiada ubezpieczenie OC z tytułu prowadzonej działalności na pełen zakres przedmiotu umowy przez cały czas jej obowiązywania, certyfikat świadectwa bezpieczeństwa przemysłowego zdolności do ochrony dokumentacji wrażliwej (sensytywnej) oraz wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez Marszałka Województwa Mazowieckiego,
2) wykonawca wykona usługę kompleksowo,
3) wypożyczone i przechowywane dokumenty powinny być składowane w granicach m.st. Warszawy.

6. Przygotowanie oferty
1) w przesłanej ofercie należy uwzględnić kwotę brutto realizacji zamówienia w rozbiciu na prace wykonane w 2018 i prace wykonane w 2019 roku. Cena musi być podana w PLN cyfrowo i słownie, zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku oraz być wartością brutto. Cena musi uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia,
2) ofertę należy przygotować w rozbiciu na poszczególne elementy stanowiące podstawę do kalkulacji ceny.

7. Kryteria i warunki wyboru Wykonawcy
Podstawowym kryterium oceny oferty będzie stanowić cena.

8. Do obowiązków Wykonawcy należy:
1) przestrzeganie przepisów przeciwpożarowych i ochrony mienia, obowiązujących na terenie budynku oraz zapoznanie się z treścią instrukcji bezpieczeństwa pożarowego i przestrzeganie jej postanowień.
2) prace wykonywane w pomieszczeniach znajdujących się w obszarze danych osobowych będą nadzorowane przez wyznaczonego, uprawnionego pracownika Zamawiającego. Pracownicy Wykonawcy zobowiązani są podporządkować się poleceniom w/w pracownika w zakresie realizacji przedmiotu umowy w tych pomieszczeniach,
3) wykonanie niniejszej umowy nie wiąże się z przetwarzaniem danych w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych, dla których Administratorem Danych jest Prezydent m.st. Warszawy, a co za tym idzie nie wiąże się z dostępem do zasobów systemów informatycznych Urzędu m.st. Warszawy.
4) wykonawca zachowa w tajemnicy wszystkie informacje będące przedmiotem lub związane z przedmiotem działania Zamawiającego, a także dotyczące rozkładu pomieszczeń, sposobu i rodzaju stosowanych zabezpieczeń, osób zatrudnionych oraz innych informacji, które mogłyby zostać uzyskane w czasie wykonywania umowy,
5) wykonawca zobowiązany jest odebrać pisemne oświadczenie od każdej osoby faktycznie wykonującej przedmiot zamówienia o treści „Zobowiązuję się zachować w tajemnicy wszystkie informacje będące przedmiotem lub związane z przedmiotem działania Zamawiającego, a także dotyczące rozkładu pomieszczeń, sposobu i rodzaju stosowanych zabezpieczeń, osób zatrudnionych oraz innych, które mogłyby zostać uzyskane w czasie wykonania umowy”.
6) w przypadku zatrudnienia nowych osób, Wykonawca zobowiązany jest odebrać od nich w/w oświadczenia przed dopuszczeniem ich do wykonywania czynności u Zamawiającego.
7) oświadczenia, o których mowa w ust. 5 i 6, Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć Zamawiającemu przed dopuszczeniem osób do wykonywania czynności objętych przedmiotem umowy,
8) wykonawca zobowiązany jest do realizacji usługi przy udziale osób odpowiednio przeszkolonych, sumiennych i uczciwych, w ilości osób wystarczającej do pełnej i właściwej (m.in. pod względem jakości) realizacji umowy,
9) najpóźniej w dniu zawarcia umowy, Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia osobie Zamawiającego, celem zatwierdzenia, instrukcji postępowania podczas wykonywania obowiązków służbowych przez osoby wykonujące usługę. Zamawiający zastrzega sobie możliwość weryfikacji i dokonania zmian w przedłożonej instrukcji, w porozumieniu z Wykonawcą,
10) wykonawca zobowiązuje się najpóźniej na 3 dni przed rozpoczęciem realizacji umowy dostarczyć osobie wykaz osób, które będą wykonywały usługę (wykaz powinien zawierać dane umożliwiające identyfikację tych osób, imię i nazwisko, nazwę i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość), celem wcześniejszego umożliwienia dostępu do pomieszczeń Zamawiającego,
11) wykonawca zobowiązuje się do aktualizowania na bieżąco wykazu, o którym mowa w ust. 10. Każda nowa osoba wyznaczona do wykonywania usługi musi być odpowiednio wcześniej zgłoszona na piśmie lub telefonicznie osobie,
12) na umotywowany wniosek Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się do wymiany osoby wykonującej usługę,
13) wykonawca zobowiązuje się wyposażyć wszystkie osoby wykonujące usługę w odpowiednią, estetyczną jednorodną odzież oraz identyfikatory, zawierające imię i nazwisko danej osoby oraz nazwę Wykonawcy,
14) wykonawca zobowiązuje się wyznaczyć osobę/osoby do sprawowania bezpośredniego nadzoru nad wykonywaną usługą oraz do bieżącego kontaktu z osobą.

9. Informacje dodatkowe
1) w celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontaktu z właściwym oferentem w celu uzupełnienia lub doprecyzowania oferty,
2) zamawiający nie ma możliwości zaliczkowania,
3) zamawiający będzie rozpatrywał oferty zgodne z ogłoszeniem,
4) wszystkie negatywne konsekwencje mogące wynikać z nierzetelnego przygotowania oferty (w tym oferty nieczytelnej), bądź oferty złożonej po terminie, obciążają Wykonawcę,
5) zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za nieskuteczne dostarczenie e-maila z ofertą, jeśli nie jest ono spowodowane przyczynami leżącymi po stronie Urzędu Dzielnicy Praga – Południe m.st. Warszawy,
6) zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza,
7) z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta umowa,
8) po rozpatrzeniu ofert, w przypadku braku decyzji o unieważnieniu postępowania, informacja o wyborze Wykonawcy zostanie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego, na której zostało zamieszczone ogłoszenie,
9) zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany ogłoszenia bez podawania przyczyn,
10)zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia postępowania bez wyboru ofert,
11)zamawiający zastrzega sobie prawo do poprawiania w ofertach oczywistych pomyłek rachunkowych, a w konsekwencji poprawienia cen ofert,
12)zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania ogłoszenia w każdym czasie bez podawania przyczyny,
13)zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji po zapoznaniu się z ofertami złożonymi w postępowaniu,
14)zamawiający zastrzega sobie prawo do pozostawienia postępowania bez wyboru ofert, w przypadku gdy cena najkorzystniejszej oferty przekroczy możliwości finansowe Zamawiającego,
15)w przypadku uchylenia się wybranego Wykonawcy od podpisania umowy, umowa zostanie zawarta z Wykonawcą, którego oferta jako kolejna spośród pozostałych jest najkorzystniejsza.
16)w sprawach nie ujętych w ogłoszeniu mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.

10. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu następujące kary umowne
1) 5% wynagrodzenia brutto za odstąpienie od umowy lub rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym przez jedną ze Stron z przyczyn, za które odpowiada Wykonawca,
2) 0,5% wynagrodzenia brutto za każdy rozpoczęty dzień zwłoki w wykonaniu przedmiotu umowy,
3) 500 zł za każde niewykonanie lub nienależyte wykonanie czynności określonej w załączniku nr 1 do umowy,
4) 5% ogólnego wynagrodzenia brutto w przypadku ujawnienia przez Wykonawcę tajemnicy,
5) 0,1% ogólnego wynagrodzenia brutto w przypadku nieodebrania i niedostarczenia przez Wykonawcę pisemnego oświadczenia,
6) 50 zł za każdy dzień zwłoki w dostarczeniu instrukcji,
7) 50 zł za każdy dzień niedostarczenia wypożyczonego pudła, o którym mowa ust. 2 pkt 13 załącznika nr 1 do umowy,
8) kara może być potrącona przez Zamawiającego z wynagrodzenia objętego fakturą bez uprzedniego powiadomienia o zamiarze dokonania potrącenia.
9) Jeżeli kary umowne, o których mowa nie pokryją poniesionej szkody, Zamawiający może dochodzić odszkodowania uzupełniającego do pełnej wysokości szkody
9. Termin składania ofert i ich ocena
1) ofertę należy przesłać do dnia 21 listopada 2018 r. do godz. 12.00 na adres Wydział Administracyjno – Gospodarczy Urzędu Dzielnicy Praga-Południe m.st. Warszawy, ul. Grochowska 274, 03-841 Warszawa, bądź przesłać scan oferty drogą elektroniczną,
2) termin płatności: do 28 grudnia 2018 r. oraz 21 dni kalendarzowych od daty otrzymania faktury w 2019 r. Płatność nastąpi na rachunek bankowy sprzedającego wskazany na fakturze. Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego zamawiającego.
Fakturę należy wystawić na: NABYWCA - Miasto stołeczne Warszawa, Plac Bankowy 3/5, 00 – 950 Warszawa, NIP: 525 – 22 – 48 – 481 , ODBIORCA (Płatnik) - Dzielnica Praga – Południe ul. Grochowska 274, 03 – 841 Warszawa
10. Wynagrodzenie
1) wykonawca otrzyma wynagrodzenie kosztorysowe, wynikające z pomnożenia cen jednostkowych brutto ustalonych w cenniku, stanowiącym załącznik nr 2 i rzeczywistych ilości wykonanych prac,
2) ceny ustalone w cenniku obejmują wszelkie koszty związane z realizacją, w tym koszty transportu dokumentacji, koszty załadunku, wyładunku, fumigacji dokumentacji, koszty materiałów niezbędnych do wykonania zamówienia, koszty wystawienia certyfikatów, koszty wyników badań bakteriologicznych oraz wystawienia świadectwa dezynfekcji,
3) potwierdzeniem rzeczywistych ilości wykonanego zakresu prac będzie protokół odbioru oraz kosztorys powykonawczy, sporządzony przez Wykonawcę i Zamawiającego po wykonaniu przedmiotu umowy. Protokół odbioru i kosztorys powykonawczy stanowią podstawę do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT,
4) kosztorys powykonawczy zawierał będzie rodzaj świadczonej usługi, rzeczywiste ilości wykonanych usług (ilość pudeł), cenę jednostkową, cenę ogólną za poszczególną usługę oraz wynagrodzenie ogólne za przedmiot umowy,
5) za termin zapłaty strony uznają datę obciążenia konta bankowego Zamawiającego,
6) strony ustalają, że przez okres obowiązywania umowy wartość usług, realizowanych na podstawie umowy, może nie osiągnąć kwoty umowy , co nie będzie skutkowało powstaniem jakichkolwiek roszczeń odszkodowawczych po stronie Wykonawcy,
7) ogółem wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie przedmiotu zamówienia nie może przekroczyć zabezpieczonych środków finansowych tj. kwoty brutto …………………………….. zł (słownie: ……………………………….. zł).
11. Osoby do kontaktu
Krzysztof Parzych–p.o. Kierownika, tel. 224435184.
12. Załączniki jakie powinien złożyć Wykonawca
1) formularz ofertowy – zał. nr 1.
2) oferta własna szczegółowa – zał. nr 2.

Odpowiedź na pytania

Odp. 1
Zapytanie ofertowe dotyczy zamówienia do 30 tys. euro w oparciu o wewnętrzny regulamin Zamawiającego, który nie nakłada obowiązku podawania w trakcie postępowania wartości szacunkowej zamówienia.
Odp. 2
1) pierwszy etap zamówienia dotyczy przeniesienia dokumentacji do archiwum wewnętrznego Wykonawcy i musi zostać zakończony w 2018 roku oraz rozliczony fakturą do 28 grudnia 2018 r. na podstawie podpisanej umowy,
2) proces fumigacji powinien być zakończony do końca lutego 2018 roku,
3) badania bakteriologiczne należy wykonać po wykonaniu fumigacji,
4) w drugim etapie zamówienia należy z archiwum Wykonawcy przekazać dokumenty do fumigacji i następnie po zakończeniu procedury transport do wyremontowanych i odkażonych pomieszczeń przy ulicy Podskarbińskiej 6 w Warszawie. W okresie przechowywania wypożyczane będą tylko dokumenty zainfekowane. Ponieważ obecne pomieszczenia muszą być wyremontowane fumigacja akt powinna być wykonana w miesiącu styczeń – luty 2019 r.
Odp. 3
W czasie przechowywania należy świadczyć usługi wypożyczeń dokumentów w ilości ok. 10 szt. pudeł dziennie w dni robocze. Należy w ofercie uwzględnić dodatkowo dostarczenie akt w ciągu 4 godz. do Zamawiającego.
Odp. 4
Zamawiający nie dopuszcza wykonanie zlecenia w pudłach używanych.
Odp. 5
Zamawiający wykreśla obowiązek posiadania przez Wykonawcę certyfikatu świadectwa bezpieczeństwa przemysłowego.
Odp. 6
Zamawiający wykreśla obowiązek posiadania przez Wykonawcę wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez Marszałka Województwa Mazowieckiego,
Odp. 7
Zamawiający przesuwa termin składania ofert do 23.11.2018 r. do godz.12.00 oraz zaprasza do wizji lokalnej w godz.09.00-15.00 w dni powszednie - po potwierdzeniu godziny wizji.

Odpowiedź na pytania z dnia 21.11.2018

Odp. 1

W procesie pakowania dokumentów Zamawiający przeznacza 1 stanowisko do odbioru pudeł.

Odp. 2

W raporcie należy uwzględnić liczbę porządkową, adres, nr. domu oraz nr. lokalu.

Odp. 3

W procesie pakowania należy uwzględnić przejrzenie i wyjęcie dokumentów z koszulek foliowych/plastikowych z ok. 70% teczek. Dokumenty należy włożyć do teczki poprzez wykonanie otworów i  ich zaklipsowanie.

Odp. 4

Zamawiający wykreśla obowiązek przeniesienia wszystkiej dokumentacji (ok.1200 pudeł) w pierwszym etapie zamówienia, natomiast będzie wymagał przeniesienia dokumentacji z dwóch pomieszczeń o nr. 04 i 05 (ok. 330 m ²  ) do dnia 27 grudnia 2018 r.

Odp. 5

Dziennie jednorazowo można odebrać ok. 2 szt.  palet. Zamawiający nie posiada miejsca odkładczego na spakowane podła, które należy odbierać codziennie do godz. 15.30

Odp. 6

Należy do transportowania pudeł dostarczyć palety.

Odp. 7

Nie ma bezpośredniego podjazdu dla samochodu transportowego.

Odp. 8

Dokumentacja zgromadzona w pokojach operacyjnych również będzie podlegała odbiorowi, pakowaniu, wyjęciu koszulek foliowych w ilości ok. 20%.

Odp. 9

W czasie fumigacji dokumenty przez ok. 1 tygodnia mogą zostać zablokowane, natomiast  Zamawiający oprócz dostarczania dokumentów w pudłach wymaga udostępnienia dokumentacji na miejscu składowania dokumentów oraz dostępu pracownika merytorycznego Urzędu  do scanera w celu wykonania odbitek.

Odp. 10.

W wycenie należy podać i wyszczególnić wszystkie składowe wartości poszczególnych czynności, w tym dostęp do scanera.

Odp.11

Badania należy wykonać po wyjściu dokumentów z komory fumigacyjnej.

Odp. 12.

Materiały ochronne należy wliczyć w cenę projektu.

Dodatkowo Zamawiający wykreśla odpowiedź nr. 4 na zadanie pytanie w dniu 20.11.2018 i  dopuszcza wykonanie zlecenia w pudłach używanych,

Odpowiedź na pytania z dnia 22.11.2018 r.

Odp. 1
Zamawiający wykreśla zapis w ust 8 pkt 3 zapytania „wykonanie niniejszej umowy nie wiąże się z przetwarzaniem danych w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych, dla których Administratorem Danych jest Prezydent m.st. Warszawy, a co za tym idzie nie wiąże się z dostępem do zasobów systemów informatycznych Urzędu m.st. Warszawy”.
Ponieważ w procesie pakowania należy uwzględnić przejrzenie i wyjęcie dokumentów z koszulek foliowych/plastikowych z ok. 70% teczek zachodzi konieczność powierzenia przetwarzania danych osobowych. Zapisy o powierzeniu Wykonawcy przetwarzania danych osobowych będą zawarte w umowie podstawowej przygotowanej przez Zamawiajacego.
Odp. 2
W procesie pakowania należy uwzględnić przejrzenie i wyjęcie dokumentów z koszulek foliowych/plastikowych z ok. 70% teczek. Dokumenty należy włożyć do teczki poprzez wykonanie otworów i ich zaklipsowanie. Akta w 90 % pakowane są w teczkach o formacie A 4 o grubości ok. 5 -10 cm.
Odp. 3
Procesowi fumigacji będzie podlegała wszystka dokumentacja.
Odp. 4
Dodatkowa dokumentacja znajduję się w pomieszczeniach biurowych na I piętrze budynku w 12 pokojach.
Odp. 5
Całość dokumentów powinna być poddana fumigacji. Zamawiający nie jest w stanie określić ilość teczek, które należy zeskanować. W wycenie należy podać i wyszczególnić wszystkie składowe wartości poszczególnych czynności, w tym dostęp do scanera w pomieszczeniu Wykonawcy. Zapytanie ofertowe na obecnym etapie nie dotyczy scanowania dokumentacji na miejscu u Zamawiającego.
Odp. 6
Zniszczone teczki podlegające wymianie mają być z tektury bezkwasowej

Dodatkowo Zamawiający w odpowiedzi na pytania z dnia 21.11.2018 zawarł błędny zapis jest „330 m2” powinno być „330 mb” akt.