ZAPYTANIE OFERTOWE

Szanowni Państwo
w imieniu Wydziału Administracyjno – Gospodarczego zwracam się z prośbą o złożenie ofert na wykoanie systemu konferencyjnego na potrzeby Rady Dzielnicy Praga –Południe m.st. Warszawy, który będzie zainstalowany na salach nr 301 i 303-305 w budynku Urzędu Dzielnicy Praga –Południe przy ul. Grochowskiej 274 w Warszawie

OPIS SYTEMU KONFERENCYJNEGO i PRZEWIDYWANY ZAKRES PRAC

I.                    Założenia:

system zgodnie z art. 14.2 i art. 20.1b ustawy z dnia 8.03.1996 r. o samorządzie gminnym  (Dz.U.2018 poz. 994) musi spełniać dwa podstawowe założenia:

1)    odbywanie się głosowań jawnych na sesjach za pomocą urządzeń umożliwiających sporządzenie i utrwalenie imiennego wykazu głosowań radnych,

2)       umożliwienie transmitowania i utrwalania za pomocą urządzeń rejestrujących  dźwięku oraz udostępniane tych nagrań.

 II.                  Wymagania ogóle:

1)       system będzie systemem przewodowym z możliwością podłączenia pulpitów uczestników w łańcuchu lub w formie gwiazdy,

2)       wszystkie elementy systemu w celu zachowania pełnej kompatybilności muszę pochodzić od jednego producenta,

3)       połączenie pomiędzy pulpitami i jednostką centralną przy pomocy kabli ethernet min. cat. 5,

4)       zasilanie pulpitów uczestników z jednostki centralnej systemu,

5)       system dyskusyjny pracujący w 4 trybach:

• otwarty automatyczny (przemawia określona liczba delegatów, każdy kolejny zostaje dodany do listy oczekujących),
• otwarty ręczny (każdy delegat chcący zabrać głos dodawany jest do listy oczekujących, zaś o możliwość wyboru decyduje osoba zarządzająca spotkaniem)
• tryb z wyciszeniem (kolejny delegat powyżej określonego limitu przejmuje głos od najdłużej przemawiającego innego delegata),
• tryb głosowy (aktywacja głosem),

6)       system do głosowania:

7)       możliwość sprawdzenie listy obecności  na sali poprzez identyfikacje imiennych kart zbliżeniowych (legitymacji radnych)

8)       możliwość przeprowadzenie głosowania imiennego z identyfikacją  głosujących poprzez imienną kartę zbliżeniową,

9)       możliwość różnych wariantów prezentacji wyniku głosowania m.in. imiennego,

10)   możliwość zapisu i bezpiecznego  przechowywania wyników głosowania

11)   możliwość zapisu pliku dźwiękowego z jednostki centralnej,

12)   możliwość rozszerzania funkcjonalności przez dodatkowe licencje bez konieczności wymiany komponentów systemu.

 III.                Wykaz kluczowych elementów systemu

 IV.                Montaż:

1)       jednostkę centralną oraz sprzęt Zamawiajacego (wzmacniacz, jednostka la mikrofonów bezprzewodowych etc.)należy zainstalować w szafie RACK znajdującej się w sali 301 (pomieszczenie sąsiadujące salą 302-305) i połączyć z okablowaniem rozłożonym w kanałach podłogowych na sali 302-305,

2)       do jednostki centralnej należy podłączyć system od mikrofonów bezprzewodowych (wcelu pełnego zapisu dyskusji z sali obrad) oraz wzmacniacz dźwięku,

3)       okablowanie, o którym mowa w punkcie 1 należy rozłożyć od szafy RACK (jednostki centralnej) do puszek typu floorbox zainstalowanych w podłodze przez Zamawiającego (przewidywane są cztery łańcuchy –obwody),

4)       w puszkach należy osadzić gniazda (AUDIO) do sytemu konferencyjnego.

 V.                  Uruchomienie i wykonanie testu urządzeń i funkcji systemu konferencyjnego tj.:

1)       nagłośnienia sali przy użyciu zainstalowanych pulpitów z mikrofonami (sprawdzenie połączeń poprawności działania i parametrów dźwięku),

2)       zarządzania debatą z użyciem pulpitu przewodniczącego i pulpitów typu 2 i 3,

3)       zarządzanie głosowania imiennego(jawnego jak i tajnego przy użyciu pulpitu przewodniczącego),

4)       przeprowadzenie próbnego imiennego głosowania z użyciem kart   zbliżeniowych – test każdego pulpitu typu 1 i 2,

5)       przeprowadzenie tajnego tajnego glosowania,

6)       zapisu i przechowywania danych z głosowań,

7)       prezentacji kolejki do zabrania głosu na pulpicie typu 1 i urządzeniach multimedialnych (rzutnik i monitor),

8)       prezentowania wyników głosowania na pulpicie typu 1i urządzeniach multimedialnych.

 VI.                Przeszkolenie użytkowników w zakresie obsługi systemu konferencyjnego.

 VII.              Gwarancja i rękojmia: min. 3 lata od dnia odbioru systemu do użytkowania.

 VIII.            Termin realizacji (oddania do użytkowania): 29.10.2018 r.

W przypadku pytań proszę dzwonić na nr tel. 22 44 35 522

Informacje dodatkowe:

1. Zamawiający będzie rozpatrywał oferty zgodne z ogłoszeniem.
2. Wszystkie negatywne konsekwencje mogące wynikać z nierzetelnego przygotowania oferty (w tym oferty nieczytelnej), bądź oferty złożonej po terminie, obciążają Wykonawcę.
3. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za nieskuteczne dostarczenie e-maila z oferta jeśli nie jest ono spowodowane przyczynami lezącymi po stronie Urzędu Dzielnicy Praga – Południe m.st. Warszawy.
4. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza.
5. Z wybranym Wykonawca zostanie zawarta umowa.
6. Niezwłocznie po rozpatrzeniu ofert, w przypadku braku decyzji o unieważnieniu postępowania, informacja o wyborze Wykonawcy zostanie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego, na której zostało zamieszczone ogłoszenie.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany ogłoszenie bez podawania przyczyn.
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia postępowania bez wyboru ofert.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do poprawiania w ofertach oczywistych pomyłek rachunkowych, a w konsekwencji poprawienia cen ofert.
10. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania ogłoszenia w każdym czasie bez podawania przyczyny.
11. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji po zapoznaniu się z ofertami złożonymi w postępowaniu.
12. Zamawiający zastrzega sobie prawo do pozostawienia postępowania bez wyboru ofert , w przypadku gdy  cena najkorzystniejszej oferty przekroczy możliwości finansowe Zamawiającego.
13. W przypadku uchylenia się wybranego Wykonawcy od podpisania umowy, umowa zostanie zawarta z Wykonawcą, którego oferta jako kolejna spośród pozostałych jest najkorzystniejsza.
14. W sprawach nie ujętych w ogłoszeniu mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.