ZAPYTANIE OFERTOWE
na świadczeniu usługi przy obsłudze Obwodowych Komisji Wyborczych (OKW) na terenie Dzielnicy Praga- Południe m. st. Warszawy w związku z wyborami do organów samorządu terytorialnego.

Rozpoznanie cenowe o wartości poniżej 30 000 euro zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2017 r., poz. 1579 ze zm.)

1. Prowadzący rozpoznanie
Wydział Administracyjno-Gospodarczy
Urzędu Dzielnicy Praga-Południe m.st. Warszawy
ul. Grochowska 274 Warszawa.

2. Określenie przedmiotu rozpoznania
Zakres usług przy obsłudze Obwodowych Komisji Wyborczych w związku z wyborami do samorządu terytorialnego w dniu 21 października 2018 roku oraz ewentualnej drugiej tury wyborów w dniu 04 listopada 2018 r.
Usługa obejmuje prace fizyczne i transportowe polegające na wyposażeniu w sprzęt wyborczy lokali na terenie Dzielnicy Praga Południe, w których siedziby mają Obwodowe Komisje Wyborcze oraz po zakończeniu wyborów ich demontaż i złożenie w magazynie wyborczym, usytuowanym w pomieszczeniach piwnicznych bloku mieszkalnego, położonego przy ulicy Podskarbińskiej 7 w oraz ulicy Grochowskiej 274 w Warszawie.
Ilość Komisji: 85 Obwodowych Komisji Wyborczych na terenie Dzielnicy Praga Południe m.st. Warszawy.

Prace fizyczne i transportowe do wykonania:

1) codzienny załadunek i rozwiezienie sprzętu wyborczego, tj. kabiny, osłonki, urny, flagi, krzesła, stoły i inne materiały do lokali wyborczych, w ilości zgodnej z harmonogramem Zamawiającego od dnia 04.10.2018 r. do dnia 19.10.2018 r., a w przypadku II tury ponowne rozwiezienie do części lokali wyborczych sprzętu zebranego po I turze (z ok. 25 lokali) w dniach 29.10-02.11.2018 r.
2) w magazynie Zamawiającego należy przed rozwiezieniem sprzętu wyborczego wykonać prace polegające na:
a) dokładnym zdjęciu z przezroczystych urn wyborczych foli ochronnej,
b) dopasowaniu zamknięcia – pokrywy (może zajść konieczność wywiercenia dodatkowych otworów w celu dopasowania pokrywy do korpusu urny),
c) oczyszczeniu z kurzu urny wewnątrz i na zewnątrz oraz oczyszczeniu z kurzu stołów, kabin wyborczych, parawanów oraz innego sprzętu wyborczego,
3) w siedzibach Obwodowych Komisji Wyborczych należy:
a) skompletować oraz skręcić kabinę/ny wyborcze i stoły,
b) dopasować zamknięcie do urny,
c) wyciąć i dopasować sukno lub tkaniny dekoracyjne do stołów,
d) złożyć sprzęt wyborczy w miejsce wskazane przez osobę odpowiedzialną za lokal.
4) w piątek w dniu 19.10.2014 r. oraz w przypadku II tury w piątek w dniu 02.11.2014 r. przed wyborami przywiezienie z magazynu ul. Podskarbińska 7, do siedziby Urzędu przy ul. Grochowskiej 274 sprzętu wyborczego, zgodnie ze wskazaniami Zamawiającego i odwiezienie go do magazynu po wyborach w poniedziałek.
5) demontaż i zwiezienie sprzętu wyborczego z siedzib Obwodowych Komisji Wyborczych do magazynu przy ul. Podskarbińskiej 7 oraz ulicy Grochowskiej 274 w terminie 22.10. 2018 r.- 02.11.2018 r., a przypadku II tury zwiezienie do magazynu sprzętu wyborczego w dniach 22-23.10.2018 r. z ok. 25 lokali wyborczych, natomiast z pozostałych lokali wyborczych zwiezienie sprzętu w dniach 05-09.11.2018 r.
6) ułożenie sprzętu wyborczego w magazynie Urzędu przy ul. Podskarbińskiej 7 zgodnie z zaleceniami Zamawiającego.
7) pomoc w rozładunku kart do głosowania w budynku Urzędu przy ul. Grochowskiej 274 przed wyborami (terminy wskaże Zamawiający), przeniesienie ich i ułożenie we wskazane miejsce przez Zamawiającego (6 osób) I tura oraz II tura wyborów (4 osoby).
8) pomoc w przenoszeniu kart do głosowania, worków, paczek w sobotę przedwyborczą podczas I tury w dniu 20.10.2018 r. oraz II tury w dniu 03.11.2018 r. w godzinach 8:00 – 17:00 oraz niedzielę wyborczą podczas I tury w dniu 21.10.2018 r. oraz ewentualnej II tury w dniu 04.11.2018 r. po godz. 21:30 do zakończenia akcji wyborczej (I tura 6 osób, II tura 4 osoby). O czasie zakończenia prac decyduje przedstawiciel Zamawiającego.
9) przeniesienie kart do głosowania po zakończeniu wyborów do archiwum Urzędu przy ul. Grochowskiej 274 lub inne miejsce i ułożenie ich zgodnie z wytycznymi Zamawiającego (6 osób).

Wymogi dodatkowe:

1) prace określone powyżej oprócz kierowcy wykonywać będzie dwóch lub więcej pracowników przewoźnika pod doraźnym nadzorem przedstawiciela Zamawiającego korzystającego z pojazdu przewoźnika.
2) przewidywany czas pracy w godzinach 8:00 – 16:00, w dni poprzedzające wybory do wykonania zadania.
3) w razie potrzeby pojazd Przewoźnika może wykonywać przejazdy dwu lub trzy krotne do siedziby Obwodowej Komisji Wyborczej.
4) ze względu na wykonanie przezroczystych urn wyborczych z poliwęglanu zachodzi konieczność zachowania szczególnej ostrożności przy załadunku, rozładunku oraz składaniu urny. Przy transporcie większej ilości urn istnieje możliwość transportu przedmiotowych urn jedna w drugiej. Wówczas należy obowiązkowo stosować przekładki ze styropianu. Nie stosowanie się do wymogu właściwego transportu urn wyborczych traktowane będzie jako nierzetelne wykonanie przedmiotu umowy.

3. Informacja o możliwości składania ofert częściowych
Zamawiający dopuszcza złożenie dwóch ofert - na jedną oraz dwie tury.

4. Warunki udziału w postępowaniu
Wykonawca jest zobowiązany przed złożeniem oferty do przeprowadzenia wizji lokalnej magazynu wyborczego oraz otoczenia budynku przy ulicy Podskarbińskiej 7 oraz ulicy Grochowskiej 274 w Warszawie do dnia terminu składania ofert (włącznie) w godzinach 08.30-14.30 (od poniedziałku do piątku) w dni robocze. Udział w wizji lokalnej należy zgłosić osobie wskazanej do kontaktu.

5. Przygotowanie oferty
W przesłanej ofercie należy uwzględnić kwotę brutto realizacji całości zamówienia. Cena musi być podana w PLN cyfrowo i słownie, zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku oraz być wartością brutto. Cena musi uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.

6. Kryteria i warunki wyboru Wykonawcy
Podstawowym kryterium oceny oferty będzie stanowić cena.

7. Do obowiązków Wykonawcy należy:
1) wykonanie umowy zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
2) przestrzeganie przepisów przeciwpożarowych i ochrony mienia, obowiązujących na terenie budynków,
3) zorganizowanie i zabezpieczenie zaplecza we własnym zakresie, w szczególności zabezpieczenie wejść do budynku przed dostępem osób trzecich,
4) przejęcie od Zamawiającego terenu prac, zabezpieczenie terenu robót pod względem przepisów bhp i ppoż. a także ponoszenie odpowiedzialności wobec Zamawiającego i osób trzecich za szkody powstałe w trakcie realizacji umowy. Wykonawca od protokólarnego przejęcia terenu robót do chwili uporządkowania terenu ponosi całkowitą odpowiedzialność za szkody wynikłe na tym terenie lub powstałe w związku z wykonywaniem umowy,
5) realizowanie prac w sposób jak najmniej uciążliwy dla funkcjonowania mieszkańców,
6) zabezpieczenie ciągów komunikacyjnych, pomieszczeń i mienia Urzędu przed zniszczeniem, zapyleniem lub trwałym zabrudzeniem,
7) sprzątanie na bieżąco miejsc wykonywania prac,
8) uzgodnienie z Zamawiającym miejsca gromadzenia odpadów i śmieci powstałych w wyniku wykonywania robót, ich wywozu i ponoszenie opłat z tego tytułu. Wykonawca musi posiadać dokumenty potwierdzające przyjęcie odpadów przez składowiska i dokonanie stosownych opłat,
9) po zakończeniu prac w terminie ustalonym przez Zamawiającego w protokole odbioru, uporządkowanie pomieszczenia, usunięcie wszelkich urządzeń związanych z pracami, pozostałości materiałów, foli i śmieci,
10) ponoszenie odpowiedzialności za działania podwykonawców jak za działania własne,
11) wykonawca, w przypadku zniszczenia lub zagubienia sprzętu wyborczego, zobowiązuje się do jego naprawienia lub odkupienia w terminie do 10 dni od zakończenia obowiązywania niniejszej umowy.
12) W celu zapewnienia łączności, Wykonawca będzie dysponował telefonem o nr ………………… oraz pocztą elektroniczną o adresie: …………………………………….

8.Informacje dodatkowe
a) w celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontaktu z właściwym oferentem w celu uzupełnienia lub doprecyzowania oferty,
b) zamawiający nie ma możliwości zaliczkowania,
c) zamawiający będzie rozpatrywał oferty zgodne z ogłoszeniem,
d) wszystkie negatywne konsekwencje mogące wynikać z nierzetelnego przygotowania oferty (w tym oferty nieczytelnej), bądź oferty złożonej po terminie, obciążają Wykonawcę,
e) zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za nieskuteczne dostarczenie e-maila z ofertą, jeśli nie jest ono spowodowane przyczynami leżącymi po stronie Urzędu Dzielnicy Praga – Południe m.st. Warszawy,
f) zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza,
g) z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta umowa,
h) po rozpatrzeniu ofert, w przypadku braku decyzji o unieważnieniu postępowania, informacja o wyborze Wykonawcy zostanie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego, na której zostało zamieszczone ogłoszenie,
i) zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany ogłoszenia bez podawania przyczyn,
j) zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia postępowania bez wyboru ofert,
k) zamawiający zastrzega sobie prawo do poprawiania w ofertach oczywistych pomyłek rachunkowych, a w konsekwencji poprawienia cen ofert,
l) zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania ogłoszenia w każdym czasie bez podawania przyczyny,
m) zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji po zapoznaniu się z ofertami złożonymi w postępowaniu,
n) zamawiający zastrzega sobie prawo do pozostawienia postępowania bez wyboru ofert, w przypadku gdy cena najkorzystniejszej oferty przekroczy możliwości finansowe Zamawiającego,
o) w przypadku uchylenia się wybranego Wykonawcy od podpisania umowy, umowa zostanie zawarta z Wykonawcą, którego oferta jako kolejna spośród pozostałych jest najkorzystniejsza.
p) w sprawach nie ujętych w ogłoszeniu mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.

9. Termin składania ofert i ich ocena
1) ofertę należy przesłać do dnia 07 września 2018 r. do godz. 12.00 na adres Wydział Administracyjno – Gospodarczy Urzędu Dzielnicy Praga-Południe m.st. Warszawy, ul. Grochowska 274, 03-841 Warszawa, bądź przesłać scan oferty drogą elektroniczną,
2) termin płatności: 21 dni kalendarzowych od daty otrzymania faktury. Płatność nastąpi na rachunek bankowy sprzedającego wskazany na fakturze. Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego zamawiającego.
Fakturę należy wystawić na: NABYWCA - Miasto stołeczne Warszawa, Plac Bankowy 3/5, 00 – 950 Warszawa, NIP: 525 – 22 – 48 – 481 , ODBIORCA (Płatnik) - Dzielnica Praga – Południe ul. Grochowska 274, 03 – 841 Warszawa

10. Osoby do kontaktu
Krzysztof Parzych – p.o. Kierownik Referatu, tel. 224435184.

11. Załączniki jakie powinien złożyć Wykonawca
formularz ofertowy